Cuando varias empresas trabajan en un mismo centro de trabajo, una de las tareas que más tiempo consume es el intercambio documental: certificados, permisos, evaluaciones de riesgos, aptos médicos, formaciones, seguros, autorizaciones…
El problema no suele ser la falta de documentos, sino el desorden, los retrasos y la dificultad para gestionarlos.
Pero esto puede cambiar y nuestras plataformas, UCAE PLUS y UCAE Empresas pueden ser unas grandes aliadas para lograr la transformación de la CAE de tu empresa.
Con una buena organización y con nuestras herramientas, la coordinación documental deja de ser un dolor de cabeza para convertirse en un proceso rápido, claro y controlado.
¿Cuáles son los problemas más habituales en la gestión documental?
Cuando una empresa contacta con nosotros, habitualmente, nos exponen una serie de problemas que nuestras herramientas Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) pueden minimizar:
- Correos infinitos con archivos adjuntos
- Documentos sin revisar o pendientes de aprobación
- Versiones diferentes del mismo archivo
- Trabajos que deben esperar porque falta un permiso
- Dificultad para saber quién ha enviado qué
Todo esto se traduce en horas perdidas, confusión y riesgos pero la buena noticia es que se puede mejorar.
Las claves para agilizar el intercambio documental y, de esta manera, mejorar la CAE son, básicamente, cuatro:
- Automatizar el envío y revisión de documentos ya que cuantos menos procesos manuales habrá menos errores y se evitarán pérdidas de tiempo.
- Tener todo centralizado en un mismo lugar ya que si la información está dispersa, la coordinación se frena.
- Las notificaciones tienen que ser claras para empresas y trabajadores con recordatorios automáticos con los que se conseguirá tener la documentación al día y que haya un flujo continuo de trabajo.
- Un acceso rápido a los que está aprobado y a lo que no está. De esta manera si la información es visible y está ordenada, la toma de decisiones se agiliza
Y aquí es donde nuestra plataforma marca la diferencia ya que permite:
- La subida de documentación en un solo clic.
- Avisos automáticos de caducidad y pendientes.
- Panel de control para ver el estado de cada empresa y de los trabajadores.
- Avisos automáticos de documentos caducados y pendientes.
- Un servicio de atención al cliente telefónico para ayudar a los usuarios con todos las dudas.
En resumen, las empresas solo tienen que entrar, cargar su documentación y seguir el proceso paso a paso. Lo que antes costaba días, ahora puede resolverse en horas y, a veces, en minutos.
La coordinación documental ya no es un obstáculo. Gracias a nuestras plataformas se convierte en un proceso fluido que impulsa el trabajo, en lugar de frenarlo.