El RGPD y las plataformas CAE

¿QUIEN  ES QUIEN RESPECTO AL REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD )Y LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADAES EMPRESARIALES ( CAE)?

Toda persona física tiene derecho a la protección de los datos de carácter personal que la conciernen y este derecho le atribuye la facultad de controlar sus datos.

Todo esto lo regula:

  • La Constitución Española
  • Ley Orgánica de Protección de datos 15/1999 no derogada !!!!
  • Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea.

RECONOCEN EL DERECHO FUNDAMENTAL A LA PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.

El objetivo principal de la protección de datos es la seguridad en el uso, manipulación y almacenamiento de los datos de carácter personal, esto exige  que todos los datos de carácter personal estén a buen recaudo, que su uso sea el adecuado  y que se informe a la persona o interesado de su uso manipulación y cesión.

A raíz del RGPD nos planteamos en relación a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), que papel tienen las figuras del nuevo Responsable de tratamiento (antes fichero) y del Encargado del tratamiento de la información.

En los últimos años se ha incrementado por parte de las empresas la externalización de la CAE, que conlleva una gran cantidad de datos de  las contratas que circulan por las diferentes plataformas de coordinación,   esto nos hace plantearnos si esa transferencia de datos es segura, ¿quiénes serán los responsables y encargados de tratamiento?

En la CAE, hay un traspaso de datos desde las contratas, la empresa principal y las plataformas de coordinación, y nos planteamos si la comunicación de los datos laborales de los trabajadores que prestan sus servicios en una contrata a la empresa principal, se ajusta a la LOPD.

La entrega de datos se debe regular a través de un contrato escrito u otra forma que acredite que ha tenido lugar  así como el contenido que indique las obligaciones del encargado de tratamiento, en el contrato se establecerán entre otros aspectos:

– Los datos sólo se tratarán conforme a las instrucciones del responsable del fichero.

– Los datos no se utilizarán con fin distinto al establecido en el contrato.

– Los datos no se comunicarán, ni para conservación,  a otras personas.

– Las medidas de seguridad a implementar.

– La destrucción o devolución de los datos una vez cumplido el contrato.

Quien es el Encargado de Tratamiento (Fichero) según el RGPD: El encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que presta un servicio al responsable que conlleva el tratamiento de datos personales por cuenta de éste.

Los tipos de encargado del tratamiento y las formas en que se regulará su relación pueden ser tan variados como los tipos de servicios que puedan suponer acceso a datos personales.

En la práctica nos encontramos con diferentes  situaciones donde puede ser difícil identificar cuándo estamos frente a un encargado o a un responsable del tratamiento.

Para facilitar esta distinción, debemos tener en cuenta que corresponde al responsable decidir sobre la finalidad y los usos de la información, mientras que el encargado del tratamiento tiene que cumplir con las instrucciones de quien le encomienda un determinado servicio.

En todo caso las funciones de cada uno  deben quedar claramente delimitados en el acuerdo que se adopte.

El encargado del tratamiento puede adoptar todas las decisiones organizativas y operacionales necesarias para la prestación del servicio que tenga contratado, pero no puede variar las finalidades y los usos de los datos ni los puede utilizar para sus propias finalidades.

Las decisiones que adopte deben respetar instrucciones dadas por el responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento debe elegir un encargado del tratamiento que ofrezca garantías suficientes respecto a la implantación y el mantenimiento de las medidas técnicas y organizativas apropiadas, de acuerdo con lo establecido en el RGPD, y que garantice la protección de los derechos de las personas afectadas. Existe, por tanto, un deber de diligencia en la elección del encargado.

El responsable de un fichero o tratamiento es la entidad, persona o el órgano administrativo que decide sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales.

Es obligación de la empresa informar a sus empleados que ha entregado sus datos personales a un tercero para un fin determinado (deber de información), y en este caso no es necesario el consentimiento explicito por parte del trabajador ya que la recopilación de esta información responde a leyes – Ley Prevención Riesgos Laborales, Estatuto de los Trabajadores, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden de lo Social, Ley Seguridad Social y Ley General Tributaria, donde se plantean las cuestiones relativas a la responsabilidad solidaria y subsidiaria del principal con respecto a las demandas de los trabajadores de la contrata o subcontrata.

Una empresa, será la responsable de los ficheros que contienen datos relativos a sus empleados y a sus clientes; un autónomo o empresario individual será responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes.

Con todo esto, entendemos que en la CAE, el Responsable de Tratamiento ( Fichero), recae sobre la figura de las contratas que acceden a empresas principales.

Si hay cesión de datos entre contrata y principal, es un caso claro en el que el principal es RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

No obstante, puesto que se trata de una exigencia legal para evitar responsabilidades, el PRINCIPAL solicita la documentación que la contrata deposita en una plataforma de un tercero, como es UCAE, y ahí surge la duda si las empresas principales asumen el rol de Encargado de Tratamiento de los ficheros.

 

¿Y las plataformas de coordinación?¿en que figura encajan?;según lo  visto , las plataformas de CAE, no serán responsables de fichero, estas asumen el papel de Encargados de tratamiento de la información.

Reglamento Europeo y los equipos de protección individual

El presente Reglamento establece los requisitos sobre el diseño y la fabricación de los equipos de protección individual (en lo sucesivo, «EPI») que vayan a comercializarse, para garantizar la protección de la salud y la seguridad de los usuarios y establecer las normas relativas a la libre circulación de los EPI en la Unión.

El próximo 21 de abril entra en vigor el  Reglamento Europeo, teniendo unos plazos que se deben respetar con respecto a los certificados CE, aspecto a tener en cuenta en la coordinación de actividades empresariales.

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La nube, una alternativa para la CAE

casco de seguridad en una obra

La crisis ha cambiado las necesidades de las empresas, que ahora deben ajustarse a presupuestos más reducidos, lo cual puede repercutir en una reducción de medios preventivos laborales. La normativa de Coordinación de Actividades Empresariales y documentación en prevención es muy clara y específica y por ello existen empresas como UCAE, que agilizan los procesos trabajando en la nube.

CAE en la nube

Coordinación de Actividades Empresariales y documentación en la nube

En esta situación comprometida en la que la crisis ha puesto a las empresas, es bueno saber que hay soluciones alternativas desde las nuevas tecnologías. El cloud computing o la nube ha experimentado en estos años un gran desarrollo, y ofrece a las empresas nuevos sistemas que permiten gestionar la coordinación de sus recursos de una forma más sencilla y centralizada, disponiendo de su documentación preventiva, laboral y administrativa en todo momento al alcance, ante posibles auditorias o inspecciones.

Las soluciones en la nube son opciones atractivas para las empresas, que necesitan centrar sus esfuerzos y recursos en su actividad de negocio. La gestión de la legislación en materia de Coordinación de Actividades Empresariales y documentación preventiva puede resultar para las más pequeñas una montaña difícil de escalar, por lo que cualquier ayuda funcional que les proporcionen estas nuevas plataformas de gestión es bienvenida.

hombre entregando la gestión de Coordinación de Actividades Empresariales y documentación a una empresa

UCAE, expertos en la nube

Nuestro portal UCAE trabaja desde hace diez años en la nube, con el objetivo de agilizar los procesos administrativos y documentales de la CAE. Un servicio que permite a las empresas dedicar sus recursos y su tiempo a su negocio, mientras se asegura el correcto cumplimiento con sus obligaciones legales.

Los valores de seguridad y salud son fundamentales en el entorno laboral, así como su asimilación e interiorización por parte de los trabajadores, para garantizar un comportamiento alineado con la normativa preventiva; más aún cuando en un mismo centro de trabajo concurren trabajadores de diferentes empresas.

En UCAE estamos para ayudar a tu empresa, contacta con nosotros y te informaremos de nuestros servicios.

Responsabilidades en la Coordinación Actividades Empresariales

responsabilidad out en la Coordinación Actividades Empresariales

Cuando hablamos de Coordinación Actividades Empresariales en lo concerniente a Prevención de Riesgos Laborales, surgen dudas relativas a las responsabilidades. En la reunión que organizó SERPRECOVA en la sede del INVASSAT quedaron claros todos estos aspectos, de la mano del Fiscal Decano de Siniestralidad Laboral y del Jefe de la Unidad de Seguridad y Salud Laboral de la Inspección Provincial de Trabajo.

Es importante tener documentado todo para no correr con riesgos innecesarios y responsabilidades que puedan poner en un aprieto grave a toda la cadena de personas involucradas. Es por ello que, en materia de Coordinación Actividades Empresariales es muy importante verificar y validar toda la documentación con el máximo rigor, ya que no pasa nada hasta el día que pasa.

¿Qué es lo primero que buscan los Inspectores en las empresas?

  • Informe de investigación del SPA (si hay un accidente)
  • Concierto con el Servicio de Prevención Ajeno si lo tiene, Mancomunado o Verificación del SPPropio.
  • Evaluación de riesgos del puesto de trabajo. Articulo 16 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos
  • Evaluación de las máquinas y equipos – con o sin marcado CE.
  • Vigilancia de la salud del accidentado
  • Información y formación recibida por el empleado (teórica y práctica, presencial o no)
  • Procedimiento de trabajo seguro – documentado.
  • Verificación del mantenimiento de la máquina
  • Medidas preventivas tomadas en las evaluaciones – no sirve con que ponga “Pendiente”, ¿cuándo se va a hacer?

Hay que prestar especial atención a cada uno de los factores que nos solicitarán, ya que por ejemplo el concierto del servicio de prevención ajeno puede corresponder a uno o varios centros y a una o varias especialidades, por lo que es importante verificar el contenido del concierto y lo que cubre.

Sobre la vigilancia de la salud, hay que considerar que el empresario garantizará la vigilancia periódica de la salud acorde a los riesgos, con el consentimiento del trabajador.  Por lo que si hay riesgo es IRRENUNCIABLE, además de tener cuidado con la PERIODICIDAD dependiendo del riesgo.

Si se trata de obras éstas tienen un tratamiento especial, y tener en cuenta que deben aperturar un nuevo centro de trabajo de obra, y su libro de subcontratación correspondiente, donde aparecerán todas las empresas subcontratadas y que en materia de Coordinación Actividades Empresariales es importante.

Se hace especial hincapié en el seguimiento y valoración de la implantación de las medidas preventivas en las ETT’s, ya que debido en muchas ocasiones a su fugacidad no se desarrolla actividad preventiva alguna.  Ver RD 216/1999

Prevención de riesgos en la Coordinación Actividades Empresariales

Otras cuestiones que a lo largo de la ponencia se comentaron fueron las correspondientes a la formación que deben tener los trabajadores acorde al puesto de trabajo y a los riesgos que tiene el trabajo que va a desempeñar en ese centro de trabajo. Por lo que también es importante la información que debe recibir por parte del principal.

Tener en cuenta también que la Ley 31/1995 ha sido complementada y corregida parte con la Ley 25/2009 en su artículo 8.

– La política en materia de Prevención de Riesgos Laborales deberá promover la integración eficaz de la prevención de riesgos laborales en el sistema de gestión de la empresa, por lo que es importante disponer de un sistema de Coordinación Actividades Empresariales.

Destacan muy claramente que cuando se produce un accidente todo el mundo se ve involucrado, desde el recurso preventivo, el encargado de la obra, del Servicio de Prevención, los ingenieros de contrata y principal y por su puesto, los directivos y los empresarios.

Por todo ello insistimos en que es importante desarrollar el trabajo documental con las herramientas apropiadas y con el máximo rigor con respecto a los requisitos exigidos y el justificante presentado que da cumplimiento a los requisitos. El tener los papeles no quiere decir que sean los correctos. El empresario debe asumir y fijar un sistema para que los trabajadores estén a salvo.

¿Puede delegar el empresario esta responsabilidad ? Si, pero con seguridad, pero no está exento de responsabilidad.

Y tal como indica el Artículo 8 de la Ley 25/2009 debe dotar con medios adecuados el desarrollo de la actividad preventiva.

Como última reflexión tener en cuenta que en materia de Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación Actividades Empresariales, no se trata de ahorrar sino de velar por la seguridad y evitar responsabilidades que son incluso penales para todas las personas involucradas.

Coordinación Actividades Empresariales: No sirve decir que no sabía, o hacer la vista gorda – omisión -.  La responsabilidad existe.

ETT y Coordinación de Actividades Empresariales

foto ett

En este post os plantearemos los aspectos relevantes a la contratación de trabajadores de ETT y los requisitos exigidos en la coordinación de actividades empresariales.

En primer lugar vamos a definir que es una ETT: Se denomina empresa de trabajo temporalaquélla cuya actividad consiste en poner a disposición de otra empresa usuaria, con carácter temporal, trabajadores por ella contratados.

La contratación de trabajadores para cederlos temporalmente a otra empresa sólo podrá efectuarse a través de empresas de trabajo temporal debidamente autorizadas.

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Agentes químicos en España: límites de Exposición Profesional

lugar de trabajo con agentes químicos

Agentes químicos: seguridad e higiene para trabajadores

El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo ha publicado la decimosexta edición de los “Límites de exposición profesional para agentes químicos en España 2015”, calculados para proteger a la mayoría de los trabajadores ya que, debido a las variaciones de origen genético, fisiológico o ambiental, así como a las introducidas por hábitos de vida, un pequeño porcentaje de trabajadores podría experimentar molestias a concentraciones inferiores a los VLA.

Edita: INSHT (Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo)

Descarga la guía 

 

Mejoras UCAE 2014

Mejoras UCAE, año nuevo y estrategias nuevas

El mes de diciembre es uno de los que más cosas suceden en UCAE, preparando las estrategias y los nuevos servicios para el año entrante, los cambios tecnológicos, soporte a nuestros clientes, actualizaciones de funciones y cierre de objetivos, pero sin olvidarnos de las mejoras UCAE del año que se termina.

Entre todo esto y las celebraciones navideñas, ha sido una buena forma de terminar el año 2014. Grandes mejoras UCAE.

Antes de empezar el año 2015, con nuestro mapa de actuaciones previstas, hemos decidido poner en una gráfica de tiempo con todas las mejoras del último año, así que aquí hay una recapitulación.

mejoras UCAE 2014

Pulse encima de la imagen para ver el detalle

Esperamos que te ayude a que tengas un feliz año nuevo, y aquí empieza un 2015 que será mejor que el anterior.

Coordinación de la Actividad Empresarial: RD 171-2004

Cepyme, servicio de documentación RD 171-2004

El RD 171/2004 sobre Coordinación de la Actividad Empresarial, desarrolla el artículo 24 de la LPRL 31/95, conforme a su texto vigente introducido por la Ley 54/2003. Este real decreto desarrolla el contenido del artículo 24, debido a las incorrectas aplicaciones del mismo y, en muchas ocasiones, al incumplimiento total de los requisitos establecidos en materia de Coordinación de la Actividad Empresarial.

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Ventajas de la CAE para tu empresa

La coordinación de actividades empresariales (CAE) es un servicio que se ofrece a aquellas empresas que, dependiendo del sector y el negocio al que se dediquen, necesitan coordinar de forma precisa determinadas actividades inherentes a éste y carecen de la capacidad para hacerlo desde dentro de su propia plantilla. Muchas veces se cree que externalizar puede ser costoso para la compañía, sin embargo, la externalización de la coordinación de actividades empresariales permite un mayor control y reduce los costes, entre otras ventajas como se aprecia en la infografía:

Infografía de ventajas y servicios de la CAE

Claves de la CAE de UCAE

  • Ahorra tiempo: tu plantilla no tendrá que dedicar tiempo a procesos que no forman parte de su trabajo
  • Gana en tranquilidad: asegúrate de que cumples con todos los requisitos obligatorios en ciertos sectores, como por ejemplo la prevención de riesgos laborales en la construcción.
  • Ahorra dinero: la externalización de la CAE reduce los costes para la empresa
  • Cuenta con servicios profesionales especializados que se hagan cargo de estas actividades
  • Confía en una red de partners especializados en riesgos laborales
  • Evolución constante y escuha activa de los clientes con el fin de satisfacer sus necesidades
  • UCAE se expande internacionalmente gracias al desarrollo de un software especial
  • La atención es personalizada y adaptada al volumen de cada empresa

Los autónomos y la Prevención de Riesgos Laborales

prevencion arnes trabajador autónomo

En otro post comentamos las obligaciones del autónomo en materia de prevención de riesgos laborales bajo el punto de vista de su actuación como trabajador con o sin empleados a su cargo.

¿Pero qué ocurre cuando trabaja en concurrrencia? En este artículo vamos a analizar las obligaciones del autónomo en concurrencia y en el sector de la construcción, que tiene mayores implicaciones por los riesgos que tiene.

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