En una planta industrial, almacén o centro logístico, saber quién está dentro de las instalaciones en cada momento no es solo una cuestión de seguridad. También es una pieza fundamental para una adecuada gestión de la prevención de riesgos laborales y la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
Trabajadores propios, empresas contratistas, proveedores, transportistas, personal de mantenimiento o visitas pueden acceder diariamente a las instalaciones. La pregunta es sencilla: ¿tenemos realmente controlada su presencia y sabemos qué actividad están realizando?
Controlar quién entra es el primer paso
Un sistema eficaz de control de accesos permite identificar y registrar a las personas que acceden a las instalaciones, conocer sus horarios de entrada y salida y determinar, cuando sea necesario, a qué empresa pertenecen y qué actividad van a desarrollar.
Esto resulta especialmente relevante en instalaciones con múltiples accesos, elevada rotación de personal externo o presencia simultánea de diferentes empresas.
En este sentido, el servicio de Control de Accesos de UCAE permite registrar la entrada de trabajadores de contratas y consultar información relacionada con trabajadores, empresas y documentación CAE. El servicio de gestión de visitas también dispone de su listado de presentes.
Pero controlar un acceso no debería limitarse a comprobar una identidad. Es importante que la información quede registrada y pueda consultarse cuando sea necesario.
De los accesos a la trazabilidad
La trazabilidad de visitantes, proveedores y personal externo permite disponer de una visión actualizada de quién se encuentra en las instalaciones.
Además, cuando estos datos están correctamente integrados con los procesos de CAE, pueden facilitar la comprobación de aspectos como:
- Qué empresa o trabajador externo accede a las instalaciones.
- Qué actividad va a realizar.
- Si dispone de la documentación preventiva necesaria.
- Si ha recibido la información o formación de seguridad requerida.
- Cuándo ha entrado y cuándo ha abandonado el centro.
- En qué zonas está autorizado a trabajar.
Para las visitas que no requieren una coordinación CAE, UCAE Gestor de Visitas y Logística permite planificar y registrar visitas, gestionar diferentes tipos de acceso y garantizar que los visitantes conocen las normas del centro.
De esta forma, control de accesos, prevención y coordinación empresarial dejan de ser procesos independientes y pasan a formar parte de una gestión más coordinada.
¿Qué ocurre cuando no existe un control adecuado?
Si no dispone del listado de presentes, esa ausencia de información actualizada sobre las personas presentes en un centro puede dificultar la gestión de determinadas situaciones, especialmente ante una emergencia o evacuación.
También puede generar problemas de organización: accesos no autorizados, documentación preventiva pendiente, trabajadores que no deberían encontrarse en determinadas zonas o dificultades para saber qué empresas están desarrollando actividades simultáneamente.
Por eso, en instalaciones complejas, la pregunta “¿quién está hoy dentro?” debería poder responderse de forma rápida y fiable.
Seguridad, prevención y coordinación: una misma gestión
La tecnología puede facilitar considerablemente este proceso, pero debe estar respaldada por procedimientos claros de control y coordinación.
Para las empresas que trabajan con múltiples contratistas y proveedores, disponer de información actualizada sobre los accesos permite mejorar la gestión de la CAE, reforzar la seguridad y disponer de una mayor trazabilidad de las actividades realizadas en el centro.
Además, una plataforma digital de Coordinación de Actividades Empresariales como UCAE Empresas permite centralizar la gestión documental y disponer de la información necesaria para coordinar a las diferentes empresas que trabajan en un mismo centro.
La digitalización también aporta mayor control y trazabilidad, ya que permite registrar las actuaciones y disponer de información actualizada en tiempo real.
En definitiva, saber quién está dentro de nuestras instalaciones no es únicamente una cuestión de control. Es también una herramienta para prevenir riesgos, mejorar la coordinación y reforzar la seguridad de las personas y de la propia organización.
Porque antes de coordinar una actividad, hay que saber quién está en el centro, qué actividad realiza y bajo qué condiciones.