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La problemática de la CAE Inversa y sus soluciones

La CAE Inversa se refiere al proceso de gestión documental que realizan contratas y subcontratas en las plataformas de las empresas principales que son sus clientes. Un «papeleo» imprescindible para poder acceder a las instalaciones u obras del cliente para realizar los trabajos contratados.

Parece fácil, ¿no? Te piden una serie de documentos, los entregas y ya está, recoger bártulos y vamos para allá.

Sin embargo, el volumen de documentación, tanto de empresa como de trabajadores, puede llegar a ser abrumador. La disparidad operativa entre las diferentes plataformas CAE no pone las cosas fáciles. Los requisitos de acceso, es decir, los documentos que hay que entregar en la plataforma CAE de turno, deben cumplir a su vez unos determinados parámetros según el cliente. Pues no, no es tan fácil. Y cuando se empieza a rechazar documentación en la plataforma CAE del cliente y la fecha de inicio de los trabajos está a la vuelta de la esquina, empiezan los nervios y las prisas.

Una problemática que exige agilizar el intercambio documental creciente que implica la gestión de Coordinación de Actividades Empresariales. Con el objetivo de cumplir con la norma CAE sin que a nadie le tengan que entrar sudores fríos porque se acerca el día del acceso y la documentación está por enviar y validar. Una ayuda a contratas y subcontratas para el cumplimiento de las exigencias CAE de sus clientes, previo a la realización de los trabajos contratados.

En UCAE llevamos casi quince años revisando, archivando y validando documentación CAE de muchas contratas y subcontratas.  Y gracias al soporte que damos a este actor fundamental en la CAE, conocemos  también sus dudas, quejas, dificultades y preocupaciones. Y no es para menos…

Múltiples plataformas CAE, la cosa se complica

En el mejor de los casos para ambas partes, empresa principal y contrata/subcontrata, hablamos de un mínimo de quince documentos de empresa y diez documentos de trabajador. Para una empresa de diez trabajadores, esto supone el control de más de cien documentos. A gestionar en las diferentes plataformas de sus clientes.

Además, buena parte de estos documentos se deben actualizar periódicamente. Y no todas las empresas principales tienen las mismas exigencias de actualización, es decir, el periodo de validez de un documento puede variar de una empresa principal a otra. No hay uniformidad ni en la solicitud de documentación ni en el periodo de validez de la misma.

Es difícil para contratas y subcontratas entender que unos clientes les exijan unos documentos de una manera, otros de otras, y unos les den una validez y otros una bien distinta. Una gestión más complicada de lo que pueda parecer a simple vista.

Si trabajan con cien clientes y cada uno de ellos tiene una plataforma distinta, hay que conocer el funcionamiento de esas cien plataformas, además de los criterios particulares de validación de cada una de ellas y sus diferentes periodos de validez.

No hay que ser muy avispados para darse cuenta de que esto genera problemas de tiempo y personal, que viene a solucionar la CAE Inversa, poniendo el foco en quienes cargan la documentación.

CAE Inversa, dos soluciones que se complementan

Una problemática que nos preocupa en UCAE desde hace mucho tiempo. Y empeñados en buscar soluciones que ayuden a las contratas en la gestión CAE, y en alianza  con la tecnología, hemos dado con dos soluciones funcionales de CAE Inversa, tanto si se emplean de forma separada como conjunta, en función de las necesidades.

  1. Solución automatizada de intercambio documental entre plataformas CAE (Konvergia). Sin técnicos PRL y sin atención personalizada.

Konvergia, una única carga para múltiples plataformas CAE.

Obviamente no somos los únicos en ser conscientes de esta problemática, por ello algunas de las principales plataformas CAE hemos coincidido en trabajar en el intercambio de documentación entre nuestras respectivas plataformas.

Y hemos comprobado que, efectivamente, es posible un alto nivel de automatización del proceso de carga documental. De forma que cargando en una de las plataformas CAE pertenecientes a la alianza de CAE Inversa, que hemos dado a llamar Konvergia, se cargue ese documento automáticamente en el resto de plataformas.

Pero esta automatización tiene una limitación, aquellos documentos o requerimientos particulares de cada cliente de las contratas. Es posible la automatización de aquellos documentos globales o comunes en CAE, pero no en aquellos requerimientos que son particulares de una empresa principal, como pueden ser las plantillas a cumplimentar que solicita un determinado cliente.

Konvergia es una solución de CAE Inversa plenamente técnica que puede minimizar en gran medida la carga de documentación en múltiples plataformas, pero no ofrece ninguna personalización. Para personalizar la solución hace falta personal especializado en PRL. Y aquí viene nuestra siguiente solución.

  1. Plataforma online de gestión documental para múltiples plataformas CAE (UCAE Plus). Incluye la gestión y atención personalizada de técnicos PRL.

A pesar de todos estos grandes avances, en UCAE vimos necesario llegar al intercambio del 100% de la documentación, además de ocuparnos también del archivo y gestión completa de la CAE de forma externalizada.

UCAE Plus, una única plataforma para múltiples plataformas.

La carga de documentación la realiza personal CAE especializado, con conocimientos de las distintas plataformas y de su funcionamiento. Responsables de verificar previamente el documento, cargarlo en la plataforma CAE del cliente y hacerle el seguimiento hasta que es validado. E informar a la contrata cuando dispone de toda la documentación validada para el acceso a las instalaciones del cliente.

Ponemos a nuestros técnicos a disposición del personal encargado de la contrata para la resolución de dudas, o la solicitud de información sobre el estado de la documentación en cada plataforma CAE.

El personal encargado de la gestión CAE por parte de la contrata solo necesita conocer y utilizar una única plataforma, UCAE Plus. En ella, los responsables CAE de las contratas, disponen de toda la información que necesitan sobre el estado de su documentación en todas las plataformas de sus clientes. Y a solo un telefonazo de hablar con uno de nuestros técnicos para la resolución de cualquier cuestión.

Beneficios de la CAE Inversa

Con la experiencia acumulada de ambas soluciones de CAE Inversa, Konvergia y UCAE Plus, podemos ofrecer a contratas y subcontratas importantes ventajas:

  • Liberar recursos propios no especializados en PRL y CAE.
  • Controlar la subcontratación, como hacen las empresas principales en sus plataformas CAE.
  • Tener una gestión documental centralizada de toda la documentación de la empresa.
  • Controlar las caducidades de la documentación, para tenerla actualizada cuando sea necesario, reduciendo los plazos de gestión entre plataformas.
  • Consulta del estado de la documentación.
  • Disponer de un Histórico de:
    • Documentación y versiones de documentos.
    • Histórico de Trabajos realizados por trabajadores y maquinaria.
    • Histórico de trabajos realizados a clientes.

Y, como siempre que interviene la transformación digital, una reducción de costes y mayor productividad.

El objetivo de la CAE Inversa

Entendemos que la externalización de esta gestión CAE por parte de las contratas es una necesidad creciente. Pero no todas las contratas tienen las mismas necesidades. Tanto una solución de CAE Inversa como otra, o la combinación de ambas, están destinadas a adecuarse a las necesidades de todo tipo de empresa.

El objetivo de la CAE Inversa no es otro que dar soporte tecnológico y ayuda en la gestión CAE, con o sin personal CAE especializado. Con ello conseguiremos agilizar el proceso que lleva al cumplimiento CAE, en beneficio de contratas y empresas principales.

Seguimos trabajando en ello, siempre intentando mejorar y apoyar el fin último del cumplimiento CAE, la prevención y el trabajo seguro.

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay