¿Te has parado a pensar en los costes que supone la gestión CAE para tu empresa? El mayor coste lo encontramos en la dedicación de personal a funciones que hasta hace unos años no existían. Y es que cuando hablamos de gestión CAE hablamos también de tiempo. Un tiempo que a veces puede resultar costoso en la gestión de la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales.
Corría el año 2004 cuando se desarrolló el RD 171/2004, previsto en el art 24 de la ley 31/1995 de PRL, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales. A partir de este momento comenzó un trasiego de documentación entre principales y contratas sin precedentes. Y el personal de contratas y subcontratas a cargo de esta gestión acababa enterrado en montañas y montañas de papeles.
El tiempo que se va para no volver
Sin duda, el tiempo es el valor más preciado y el único que no hay manera de recuperar. Sabemos bien que entre los costes de la gestión CAE el del tiempo es determinante. Por un lado, porque si no tenemos la documentación correcta y validada en la plataforma CAE del cliente antes del inicio de los trabajos, éstos se retrasarán con las consecuentes molestias para contrata y empresa principal.
Y, por otro lado, porque tanto papeleo se “come” el tiempo de la persona responsable en la contrata de realizar la tramitación de documentación, retrasando la realización de sus tareas habituales.
En grandes empresas que actúan como contratas estas nuevas tareas pueden constituir incluso nuevos puestos de trabajo, como así ha sido en los últimos años. En empresas más pequeñas, puede representar una jornada parcial, ser ocasional o encontrarse en una situación de necesidades crecientes (lo más habitual en la actualidad). El tiempo de dedicación varía según el tamaño de la contrata y los requerimientos de sus clientes.
Pero a medida que aumenta la necesidad de cumplimiento de las empresas principales se incrementa la necesidad de contratas y subcontratas de dedicar más tiempo a la gestión CAE.
La agilidad en la gestión CAE de contratas y subcontratas
La gestión CAE implica para la persona responsable de la contrata dedicar tiempo a recopilar la documentación que le solicita el cliente, ordenarla, seleccionar cada documento y cargarlo en el requisito correspondiente en la plataforma CAE de turno.
Desde que la contrata carga la documentación en la plataforma CAE del cliente la documentación tiene que ser revisada, rechazada o validada, y finalmente archivada. El tiempo que dura este proceso dependerá de cada plataforma. Pueden ser un día, dos, tres o en, algunos casos (los menos), incluso más.
Por ello es fundamental que la contrata cargue a tiempo la documentación y empiece el proceso lo antes posible. Si un documento es rechazado podrá subsanarse el error con tiempo suficiente antes del acceso de los trabajadores. La gestión debe ser ágil, certera y a tiempo.
Si la documentación que solicita el cliente no está validada en la plataforma CAE la fecha señalada para el inicio de los trabajos, todo se retrasa.
Los costes de la gestión CAE de las contratas para las empresas principales
Por su parte, las empresas principales, sus clientes, también tienen costes derivados de la gestión CAE que realizan sus contratas y subcontratas. Hablamos de nuevo de tiempo y, por tanto, de dinero.
Si la documentación solicitada no está completamente validada en la plataforma CAE de la empresa principal la fecha señalada para el inicio de los trabajos, todo se retrasa.
Al retrasarse la gestión CAE se retrasan también los trabajos contratados. Lo que puede provocar que los responsables de Coordinación de Actividades Empresariales de la empresa principal tengan también que postergar la realización de los trabajos de otra contrata, y reordenar la concurrencia de terceras empresas en sus instalaciones. Incluso puede afectar al desarrollo de tareas propias del personal de la empresa principal.
El coste del incumplimiento
A nadie le gusta perder el tiempo. Y menos aun cuando se trata de una cadena y el retraso de uno de los actores retrasa al resto. Algunas plataformas CAE incluso valoran a contratas y subcontratas en función de su nivel de cumplimiento en la gestión CAE.
Si una contrata tiene la documentación a tiempo de forma habitual tendrá una buena puntuación. Y será más atractiva su contratación por parte de la misma u otra empresa principal que utilice esa misma plataforma CAE.
Sin embargo, una contrata que entrega su documentación tarde, que tiene errores y les rechazan documentos reiteradamente, dilatando el proceso de entrega, revisión y validación, tendrá una mala puntuación.
Una contrata que retrasa la previsión de trabajos y tareas, en definitiva, sea valorada específicamente o no por una plataforma CAE, tendrá menos posibilidades de ser contratada de nuevo. Éste es otro de los costes de la gestión CAE para las contratas, su reputación frente a sus clientes y potenciales clientes.
Una buena gestión CAE favorecerá su reputación, mientras que una mala gestión puede enturbiarla y despertar la desconfianza hacia la contrata, suponiendo un grave coste para su imagen y una merma en sus futuras contrataciones.
Cómo asegurar una buena gestión CAE
Una solución para entregar la documentación a tiempo y reducir al mínimo los costes de la gestión CAE es la externalización de este funciones. Así evitamos que tachen a la contrata de “incumplidora” y liberamos al personal propio de estas funciones. En definitiva, acabar con los líos de tanto papeleo y el tiempo que hay que dedicarle.
Nuestra plataforma UCAE Plus y el equipo humano que lo forma puede ser la herramienta y el soporte especializado que necesitan para cumplir con los requisitos de cada uno de los clientes. Sin retrasos molestos, sin nervios y con la confianza de un equipo con amplia experiencia en la gestión CAE.
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