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Cómo argumentar la digitalización de la gestión de contratistas

A día de hoy todavía algunos altos directivos que entienden las inversiones en Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y, especialmente, la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), como un gasto injustificado, una pérdida de tiempo o una tarea menor.

Seguramente tú lo tienes claro, porque lo sufres cada día. La CAE es costosa de organizar, hay que hacer acopio de mucha documentación y organizar esa información con criterios que permitan acceder a ella con facilidad. Pero, ¿cómo le hacemos ver al jefe la importancia de la coordinación y que quiera encauzar esta gestión hacia la digitalización?

No se trata sólo de aplicar herramientas tecnológicas para mejorar la eficiencia, el objetivo es profundizar un poco más y rediseñar, en el caso de la gestión de proveedores y contratas, el modelo de relación con nuestras empresas externas implantando una cultura preventiva más profunda.

En muchas ocasiones, además, en este proceso de transformación digital de la CAE no sólo interviene el departamento de PRL, sino que cada vez involucra a otros departamentos clave de la compañía: Dirección, Compras, Administración, Seguridad, Calidad…

Más allá del cumplimiento de la Ley y del objetivo final de evitar accidentes, la inversión en prevención también tiene claros beneficios. Pero antes vamos a hablar de algunos números:

  • Uno de los que más duelen son los costes: ¿qué precio suponen los accidentes laborales o las enfermedades de trabajo? Sólo por mencionar algunos indicadores, podríamos destacar el tiempo perdido en trámites, la interrupción de la producción, las sanciones económicas, pérdida de imagen y reputación…
  • El incumplimiento de la normativa en PRL, en concreto la que atañe a la CAE, puede acarrear sanciones administrativas, penales y/o civiles.
  • El coste del tiempo que el técnico de prevención dedica a la revisión documental descuidando otras labores profesionales de alto valor preventivo.

Pero no todo son costes, ni tratamos de infundir miedo ante las sanciones. Como comentábamos, una buena gestión digital de nuestros contratistas aporta beneficios, vamos tener más valor, y unos proveedores y contratistas que también cumplan y se impliquen con los principios preventivos nos van a dar mayor seguridad. Nos va a aportar la tranquilidad necesaria de saber que quienes acceden a nuestras instalaciones están cumpliendo con nuestros requisitos previos. Además de estar protegiendo la reputación de nuestra marca.

En UCAE llevamos más de 15 años desarrollando proyectos de transformación y digitalización de la CAE con profesionales que se implican y se convierten en un compañero más del equipo de prevención de nuestros clientes. Aportamos un sistema sólido de digitalización, con una plataforma que sirve de repositorio documental, con toda la información organizada, con control de fechas, sistemas de avisos, validación y soporte a vuestros contratistas.

Amparo Polo, Departamento Comercial de UCAE

 

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