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Cómo realizar una gestión documental CAE más eficiente

Orden  y limpieza, dos valores de oro en el entorno de la prevención de riesgos y una de las medidas preventivas más fundamentales en cualquier contexto: oficina, obra o fábrica. Algo tan sencillo también es determinante en la gestión documental de Coordinación de Actividades Empresariales.

¿Cuántas veces has perdido el temario de la formación de uno de los trabajadores? ¿Tienes un histórico de los recibos bancarios del seguro de RC? ¿Estás seguro/a de tener digitalizados los DNI actualizados de todos los trabajadores? ¿Te acuerdas de cuándo hay que renovar la entrega de EPI a cada empleado?

Como cada maestrillo tiene su librillo, seguro que cada responsable de la gestión documental CAE tiene su método para encontrarse a sí mismo/a en medio de la gran cantidad de documentación que genera la empresa.

Sin embargo, somos humanos, siempre se pierde u olvida alguna cosa, o acaba en la papelera por error. UCAE Gestión Documental es la herramienta online ideada para auxiliar a estos responsables de la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales. Para no perder, traspapelar, borrar por error, duplicar… y mantener actualizados los documentos, entre otras funciones.

UCAE Gestión Documental, orden y limpieza

En líneas generales, UCAE Gestión Documental es nuestra plataforma online para el almacenamiento, archivo y clasificación de toda aquella documentación necesaria para el cumplimiento en materia de Coordinación de Actividades Empresariales.

Pero, no se trata solo de ofrecer espacio en la nube. Nuestra plataforma nace de  la experiencia de más de 15 años de UCAE y UCAE  Plus. Por ello, conocemos bien las dificultades, errores, dudas -e incluso angustias- de muchos responsables de gestión documental cuando tienen que tramitar la documentación de su empresa en la plataforma de turno de tal cliente, con mayor o menor urgencia.

A partir de las necesidades de nuestros usuarios, UCAE Gestión Documental está diseñada para:

  • Poder gestionar y consultar desde cualquier lugar y en cualquier momento la documentación de tu empresa, siempre y cuando cuentes con acceso a Internet allí donde estés.
  • Definir los puestos de trabajo que necesites y los documentos que están asociados a ese puesto.
  • Un uso sencillo e intuitivo. Para que encuentres lo que buscas rápidamente, sin rodeos.
  • Avisarte cuándo está próximo a caducar un determinado documento y necesita que lo actualices.
  • Crear documentos para un requerimiento para el que no dispones de una plantilla predeterminada.
  • Versionar documentos a partir de otros.
  • Disponer de visibilidad de toda la documentación, sin necesidad de descarga y perfectamente ordenada.
  • Mantener la seguridad y confidencialidad de toda la documentación almacenada, a la que solo pueden acceder las personas autorizadas y verificadas de tu empresa.
  • Pagar por lo que usas. La tarifa se aplica en función del almacenamiento que ocupas.

Con todas estas ventajas y funciones, UCAE Gestión Documental pretende convertirse en herramienta de cabecera de todo responsable de la gestión documental  CAE.

Pero también pretende ser útil para cualquier otro empleado de tu empresa que necesite consultar y/o descargar documentación en el desarrollo de sus funciones, sin que éstas tengan que ver necesariamente con la prevención de riesgos y la CAE. Por supuesto, siempre y cuando este empleado esté autorizado por la empresa y verificado por la plataforma.

La familia de soluciones UCAE

Con UCAE Gestión Documental y el resto de soluciones de la familia UCAE no buscamos otra cosa que la de facilitar, agilizar y garantizar el cumplimiento de los requerimientos de Coordinación de Actividades Empresariales.

Puede ser que  alguna vez hayas tenido que retrasar el inicio de unos trabajos porque te faltaba documentación por cargar en la plataforma del cliente. O se te haya pasado actualizar un documento, quedándose un trabajador en la puerta sin poder acceder para continuar los trabajos. O te hayas visto en cualquiera de las diferentes situaciones derivadas de la falta de cumplimiento CAE que acaban haciéndote perder tiempo y dinero.

Una ayuda nunca viene mal, si crees que la necesitas, piensa en nosotros.

Foto de cottonbro en Pexels

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